Monitoring aktywności pracowników

Monitorowanie pracowników

Rozwój technologii i stałe dążenie do optymalizacji działalności sprawiają, że monitoring aktywności pracowników cieszy się coraz większym zainteresowaniem pracodawców. Monitorowanie pracowników często pozwala bowiem na identyfikację problemów, które utrudniają rozwój firmy. Analiza danych może np. ujawnić, że niektóre narzędzia pracy używane są niewłaściwie, co negatywnie wpływa na wyniki całego przedsiębiorstwa. Łatwo zatem zrozumieć, dlaczego monitoring jest z perspektywy pracodawców tak atrakcyjnym rozwiązaniem. Jego stosowanie nie zawsze jest jednak dopuszczalne. Z tego wpisu dowiesz się, kiedy i w jaki sposób można wprowadzić monitoring w zgodzie z prawem. Poniższe porady dotyczą zarówno monitoringu poczty elektronicznej, jak i innych form monitoringu aktywności pracowników. Nie znajdują one jednak zastosowania do tzw. monitoringu wizyjnego, prowadzonego z wykorzystaniem kamer. W tym zakresie obowiązują podobne, lecz odmienne przepisy.

Dopuszczalność monitorowania aktywności pracowników

Monitoring aktywności pracowników może być stosowany pod warunkiem spełnienia przesłanek ściśle określonych w Kodeksie pracy. Po pierwsze, stosowanie takiego monitoringu musi być niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy. Po drugie, musi być on konieczny również do właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Co istotne, obie te przesłanki muszą występować łącznie. Jeżeli w przypadku danego pracodawcy występuje tylko jedna z nich, to nie może on wprowadzić monitoringu.

Zakres monitoringu aktywności pracowników

Zakres monitoringu aktywności pracowników nie może być dowolny. Monitoring przede wszystkim nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Zakaz ten wynika wyraźnie z Kodeksu pracy. Równie istotne jest jednak przestrzeganie ogólnych zasad przetwarzania danych osobowych, które określa RODO. Oznacza to w szczególności, że obowiązuje zasada minimalizacji danych. Wynika z niej, że nie można zbierać więcej danych, niż jest to niezbędne do realizacji dozwolonych celów. Jeżeli zatem np. do osiągnięcia celów pracodawcy wystarczająca jest wiedza na temat adresatów korespondencji e-mail prowadzonej przez pracowników, to monitoring nie powinien obejmować już treści tej korespondencji. Warto również zdawać sobie sprawę z tego, że dane zbierane w ramach monitoringu nie mogą być przetwarzane bezterminowo. Dane umożliwiające identyfikację konkretnej osoby mogą bowiem być przechowywane nie dłużej, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.

Wprowadzenie monitoringu aktywności pracowników

Wprowadzenie monitoringu aktywności pracowników wiąże się dla pracodawcy z koniecznością spełnienia wymogów formalnych. Przepisy nakazują, aby cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu zostały ustalone w odpowiednim dokumencie. Takim dokumentem jest z reguły układ zbiorowy pracy lub regulamin pracy. Niekiedy może być nim jednak również obwieszczenie. Tak będzie w przypadku, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. W związku z powyższym wymogiem łatwo zauważyć, że wprowadzenie monitoringu może okazać się problematyczne w tych zakładach pracy, w których funkcjonują związki zawodowe. Zmiana układu zbiorowego lub regulaminu pracy wymaga bowiem co do zasady osiągnięcia porozumienia ze związkami. To z kolei oznacza, że pracodawca powinien dysponować takimi argumentami, które przekonają organizacje związkowe, że wprowadzenie monitoringu jest rzeczywiście konieczne. Do rokowań warto się więc zawczasu dobrze przygotować.

Obowiązki związane z monitoringiem aktywności pracowników

Warto pamiętać, że na pracodawcy spoczywają pewne dodatkowe obowiązki związane z monitoringiem aktywności pracowników. Mają one charakter informacyjny. Po pierwsze, pracodawca ma obowiązek poinformowania swoich pracowników o wprowadzeniu monitoringu. Taką informację należy przekazać w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Po drugie, o stosowanym monitoringu pracodawca ma obowiązek informować także nowo zatrudnianych pracowników. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca musi przekazać mu na piśmie informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu. Wreszcie po trzecie, pracodawca ma obowiązek odpowiednio stosować przepis art. 22(2) § 9 Kodeksu pracy, który dotyczy monitoringu wizyjnego. Ma on następujące brzmienie:

W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Odpowiednie stosowanie tej regulacji oznacza stosowanie jej ze zmianami uwzględniającymi odrębności pomiędzy monitoringiem wizyjnym a wprowadzoną formą monitoringu aktywności pracowników. Jeśli zatem pracodawca chce wprowadzić np. monitoring rozmów telefonicznych, to powinien on oznaczyć aparaty telefoniczne w sposób widoczny i czytelny, aby pracownicy wiedzieli, że ich rozmowy będą kontrolowane. Stosowne oznaczenie należy wprowadzić nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.