Rejestr umów o dzieło

Obowiązek zgłaszania umów o dzieło

W dniu 1 stycznia 2021 r. wszedł w życie obowiązek zgłaszania umów o dzieło do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nowe przepisy mają na celu ułatwienie ZUS-owi weryfikowania istnienia obowiązku ubezpieczeń społecznych. W praktyce zdarza się bowiem, że umowa nazwana umową o dzieło w rzeczywistości jest umową innego rodzaju (np. umową zlecenia). Od kwalifikacji prawnej umowy zależy zaś to, czy z jej zawarciem wiąże się obowiązek ubezpieczeń społecznych. Rejestr umów o dzieło powstał zatem po to, aby ZUS szybciej dowiadywał się o zawarciu umów, które mogły potencjalnie zostać nieprawidłowo zakwalifikowane przez strony.

Na kim ciąży obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło?

Obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło ciąży na płatniku składek lub osobie fizycznej zlecającej dzieło. Oznacza to, że jednostki organizacyjne niebędące osobami fizycznymi (np. fundacje lub spółki prawa handlowego) muszą informować ZUS o zawartych umowach o dzieło tylko wtedy, gdy jednocześnie podlegają rejestracji w ZUS-ie jako płatnicy składek. Na osobach fizycznych obowiązek ten ciąży zaś niezależnie od tego, czy są płatnikami składek czy też nie. Trudno odgadnąć, jakie względy zadecydowały o wprowadzeniu takiego rozróżnienia.

Czy wszystkie umowy o dzieło podlegają zgłoszeniu?

Nie wszystkie umowy o dzieło podlegają zgłoszeniu do ZUS-u. Do rejestru nie zgłasza się przede wszystkim umów, które zawarte zostały przed wejściem w życie nowych przepisów. Oznacza to, że zgłoszeniu nie podlega umowa zawarta w roku 2020, nawet jeśli ma być ona wykonywana w roku 2021.

Obowiązek zgłaszania umów o dzieło nie dotyczy również umów:

• zawartych z osobą, z którą zlecający dzieło pozostaje w stosunku pracy,
• w ramach których wykonawca dzieła wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy,
• zawartych z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.

Co ciekawe, ostatnie z powyższych wyłączeń nie wynika wyraźnie z przepisów ustawy. ZUS informuje jednak o nim na swoich stronach internetowych, najwyraźniej kierując się celem przepisów.

Obowiązek zgłaszania umów o dzieło w przykładach

Przykład 1: Jan Kowalski jest pracownikiem spółki ABC. W dniu 1 kwietnia 2021 r. spółka ABC zawarła umowę o dzieło z Janem Kowalskim jako wykonawcą. W takiej sytuacji umowa o dzieło nie podlega zgłoszeniu do ZUS-u.

Przykład 2: Jan Kowalski jest pracownikiem spółki ABC. W dniu 1 kwietnia 2021 r. spółka XYZ zawarła umowę o dzieło z Janem Kowalskim jako wykonawcą. W ramach tej umowy Jan Kowalski będzie wykonywał pracę na rzecz spółki ABC. W takiej sytuacji umowa o dzieło nie podlega zgłoszeniu do ZUS-u.

Przykład 3: W dniu 1 kwietnia 2021 r. spółka ABC, będąca płatnikiem składek, zawarła umowę o dzieło z Janem Kowalskim jako wykonawcą. Przedmiot tej umowy wchodzi w zakres działalności gospodarczej prowadzonej przez Jana Kowalskiego. W takiej sytuacji umowa o dzieło nie podlega zgłoszeniu do ZUS-u.

Przykład 4: W dniu 1 kwietnia 2021 r. spółka ABC, niebędąca płatnikiem składek, zawarła umowę o dzieło z Janem Kowalskim jako wykonawcą. W takiej sytuacji umowa o dzieło nie podlega zgłoszeniu do ZUS-u.

Przykład 5: W dniu 1 kwietnia 2021 r. Józef Nowak, niebędący płatnikiem składek, zawarł umowę o dzieło z Janem Kowalskim jako wykonawcą. Przedmiot tej umowy nie wchodzi w zakres działalności gospodarczej prowadzonej przez Jana Kowalskiego. W takiej sytuacji umowa o dzieło podlega zgłoszeniu do ZUS-u.

W jaki sposób dokonać zgłoszenia umowy o dzieło?

Zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS-u należy dokonać w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy. W tym celu trzeba złożyć formularz RUD. Formularz ten można przekazać do ZUS-u w wersji papierowej lub elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych. W formularzu należy podać dane zamawiającego, wykonawcy oraz informacje o zawartej umowie o dzieło. Te ostatnie obejmują datę zawarcia umowy, datę rozpoczęcia i zakończenia wykonywania dzieła, jak również informację o przedmiocie umowy.

Co grozi za niewykonanie obowiązku zgłoszenia?

Niewykonanie obowiązku zgłoszenia umowy o dzieło stanowi wykroczenie. Grozi za nie kara grzywny w wysokości do 5.000 złotych. Co ciekawe, przepis przewiduje taką karę jedynie dla płatnika składek albo osoby obowiązanej do działania w imieniu płatnika. Wydaje się więc, że naruszenie obowiązku przez osobę fizyczną niebędącą płatnikiem składek w obowiązującym obecnie stanie prawnym nie podlega żadnej karze.